Bài giảng Quản trị học đại cương - Chương 8: Chức năng kiểm soát: Chương VIII Chức năng kiểm soát 1. Khái niệm kiểm soát 2. Tầm quan trọng của kiểm soát 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát. 5. Những nội dung cần quan tâm để kiểm soát 1 6. Thế nào là một hệ thống kiểm soát có chất lượng 7. Đợt 3: 30% học phí trước khi học môn chuyên ngành thứ 8 . 6) Học bổng và các chương trình bổ trợ (*) - Học bổng toàn phần Khóa học tiếng Anh bổ trợ 4 kỹ năng Nghe Nói Đọc Viết được thiết kế dành riêng cho các nhà quản lý trị giá 500 USD (tương đương 10 triệu VNĐ). Trắc nghiệm môn Quản trị học Chương 8 gồm các câu hỏi kèm theo đáp án do VnDoc biên soạn nhằm hỗ trợ các bạn nắm vững nội dung cũng như nâng cao kết quả môn Quản trị học. Câu hỏi trắc nghiệm môn Quản trị học: Chương 7 (Phần 2) Bộ câu hỏi trắc nghiệm môn Quản trị học được chia theo từng chương xuyên suốt chương trình học, hỗ trợ quá trình ôn luyện Bài giảng Quản trị học: Chương 8 trình bày các nội dung sau:Khái niệm, các nguyên tắc, cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức,.Đây là tài liệu học tập và giảng dạy dành cho sinh viên ngành tham khảo. | Tổ chức Khái niệm Các nguyên tắc Cơ sở thiết kế "Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương Trắc nghiệm môn Quản trị học Chương 8 Câu hỏi ôn tập Quản trị học có đáp án Trắc nghiệm môn Quản trị học Chương 8 gồm các câu hỏi kèm theo đáp án do VnDoc biên soạn nhằm hỗ trợ các bạn nắm vững nội dung cũng như nâng cao kết quả môn Quản trị học. 8.442 Vay Nhanh Fast Money. Nội dung Text Bài giảng Quản trị học Chương 8 - Đỗ Văn Thắng Chương 8 Môi trường và thông tin quản trị Nội dung Khái niệm về môi trường quản trị Phân loại môi trường quản trị Đặc điểm môi trường quản trị kỹ năng phân tích WSOT Khái niệm, vai trò của thông tin trong quản trị Các hình thức thông tin trong quản trị Quản trị thông tin Thảo luận, ôn tập Tác giả Đỗ Văn Thắng, 114 Khái niệm về môi trường quản trị Một tổ chức không thể tồn tại biệt lập mà phải hoạt động trong sự tác động rất nhiều yếu tố, trong và ngoài tổ chức gọi là môi trường. Môi trường hoạt động của tổ chức Là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như từ bên ngoài thường xuyên tác động ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức. Căn cứ phạm vi, cấp độ, người ta phân ra các loại môi trường Môi trường bên ngoài, môi trường ngành, môi trương bên trong nội bộ. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 115 Vai trò, đặc điểm môi trường quản trị Môi trường luôn tác động, ảnh hưởng đến hoạt động, kết quả của tổ chức, như - Ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. - Ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động tổ chức. - Ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức. Những ảnh hưởng đó theo 2 hướng cơ bản thuận, tạo cơ hội thuận lợi cho tổ chức. nghịch, gây khó khăn, đe dọa, hạn chế hoạt động của tổ chức. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 117 Phân tích môi trường WSOT Phân tích môi trường là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị, hiện nay người ta thường sử dụng kỹ năng WSOT để thực hiện phân tích môi trường đối hiệu quả, như  S Strengths Đánh giá điểm mạnh.  W Weaknesses Đánh giá điểm yếu.  O Opportunities Đánh giá các cơ hội.  T Threats Đánh giá nguy cơ, thách thức. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 118 Phân loại môi trường quản Môi trường bên ngoài Bao gồm các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, được chia làm 3 cấp độ  Môi trường quốc tế Gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, pháp luật, địa lý, dân số, tự nhiên, công nghệ…toàn cầu.  Môi trường tổng quát Gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, pháp luật, địa lý, dân số, tự nhiên, công nghệ… được xác lập trong phạm vi quốc giả Đỗ Văn Thắng, 119  Phân loại môi trường quản Môi trường ngành Được hình thành tùy theo các điều kiện hoạt động của từng ngành, như các yếu tố khách hàng, thị trường, đối thủ cạnh tranh, và những yếu tố khác của ngành, lĩnh vực của tổ chức. Môi trường bên trong nội bộ Bao gồm các yếu tố trong nội bộ tổ chức, như nguồn nhân lực, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, tài chính, văn hóa tổ chức, công nghệ và khả năng phát triển khoa học – công Tác giả Đỗ Văn Thắng, nghệ… 120  Phân loại môi trường quản Theo mức độ phức tạp và sự biến động môi trường phân thành  Môi trường giản đơn - ổn định. Môi trường giản đơn – năng động. Môi trường phức tạp - ổn định. Môi trường phức tạp năng động. Trên thực tế, tùy theo đặc điểm của ngành kinh doanh và tùy theo mục tiêu xác định của đơn vị mà người ta xác định các yếu tố môi trường tác động đến hoạt động của tổ chức, chức không n hất thiết phải tách bạch. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 121 Khái niệm, vai trò của thông tin trong quản trị Để ra quyết định đúng, hiệu quả nhà quản trị cần thu thập và xử lý thông tin. Mặt khác, nhà quản trị phải truyền đạt các thông tin đến các thành viên của tổ chức biết và thực hiện. Thông tin trong quản trị như máu nuôi cơ thể sống Sơ đồ quá trình truyền tin Tác giả Đỗ Văn Thắng, 131 Các hình thức thông tin Thông tin bản chất là những dữ kiện về sự vật, hiện tượng giúp ta nhận biết chúng. Độ tin cậy của thông tin liên quan đến nguồn tin, phương pháp xử lý và phương pháp truyền tin. Trong quản lý, người ta phân loại thông tin thành  Lời nói là hình thức thông dụng, tuy nhiên độ tin cậy giảm sút theo thời gian và không gian.  Văn bản Là hình thức thông tin được truyền tải, lưu giữ dưới dạng văn bản, độ tin cậy cao.  Cử chỉ, thái độ Biểu hiện qua cử chỉ, thái độ con người trong giao tiếp.  Điện tử truyền đạt qua mạng Internet, nhanh, lan tỏa mạnh, nhưng cần kiểm chứng. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 132 Quản trị thông tin Để quản trị tốt, ta cần quản trị tốt thông tin, như  Đảm bảo các luồng thông tin được thông suốt, đó là các luồn tin nhà quản trị xuống các cấp và người thực hiện, thông tin phản hồi cấp dưới lên, thông tin đồng cấp, thông tin giữa các hình thức, trong và ngoài hệ thống…  Xử lý thông tin kịp thời, chính xác, khoa học phục vụ yêu cầu quản trị.  Truyền tải thông tin theo các phương pháp phù hợp theo môi trường quản trị.  Bảo quản, lưu giữ thông tin theo hệ thống… Tác giả Đỗ Văn Thắng, 133 Chủ đề thuyết trình Chủ đề 1 Mối quan hệ giữa khoa học và nghệ thuật quản trị; Chủ đề 2 Những trường phái quản trị với công tác quản trị văn phòng hiện nay; Chủ đề 3 Môi trường quản trị văn phòng; Chủ đề 4 Môi trường quản trị doanh nghiệp tư nhân; Chủ đề 5 Môi trường quản trị báo chí; Chủ đề 6 Báo chí với môi trường quản trị; Chủ đề 7 Thu thập và xử lý thông tin trong quản trị; Chủ đề 8 Quản trị Online; Chủ đề 9 Quản trị các tổ chức Online; Chủ đề 10 Quản trị rủi ro; Chủ đề 11 Setup một chi nhánh bán hàng trên mạng; Chủ đề 12 Xây dựng cơ chế kiểm soát các tổ chức kinh doanh online; Chủ đề 13 Ảnh hưởng với văn hoá quản trị hiện nay. Tác giả Đỗ Văn Thắng, 134 Nội dung Text Bài giảng Quản trị học Chương 8 - Chức năng kiểm tra. CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA I. KHÁI NIỆM II. NGUYÊN TẮC KIỂM TRA III. QUI TRÌNH KIỂM TRA IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA CH8 1 I. KHÁI NIỆM 1. Khái niệm Chức năng kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Như vậy kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị từ nhà quản trị cao nhất đến nhà quản trị thấp nhất trong tổ chức CH8 2 I. KHÁI NIỆM 2. Tác dụng của kiểm tra  Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức  Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.  Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.  Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.  Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm. CH8 3 II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA •1. Cơ chế kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. •2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của cá nhà quản trị •3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu CH8 4 II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM TRA •4. Việc kiểm tra phải khách quan •5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức •6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm, và công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí của nó •7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động CH8 5 III. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA CƠ BẢN •Quá trình kiểm tra cơ bản được thấy ở bất kỳ nơi nào, kiểm tra bất kỳ cái gì, cũng bao gồm 3 bước 1 xây dựng các tiêu chuẩn, 2 đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuẩn này và 3 điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch CH8 6 III. QUÁ TRÌNH KIỂM TRA CƠ BẢN XÂY DỰ XÂY D ỰNG TIÊU NG TIÊU ĐO LƯỜ ĐO LƯ NG KẾẾT ỜNG K T CHUẨẨN KI CHU N KIỂỂM M TRA QUẢẢ TH QU THỰ C TẾẾ ỰC T TRA ĐIỀỀU CH ĐI U CHỈNH ỈNH KHÁC BIỆỆTT KHÁC BI CH8 7 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA •1. Kiểm tra dự phòng •Một hệ thống kiểm tra tốt đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm tra mang tính chất dự phòng, tức là một sự kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra. CH8 8 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA •2. Kiểm tra hiện hành •Loại này giúp cho quản trị sửa chữa kịp thời khó khăn mới phát sinh. Loại này thực hiện bằng cách giám sát trực tiếp. •3. Kiểm tra phản hồi •Đây là loại kiểm soát thông dụng nhất, xảy ra sau hoạt động. Nhưng mang tính thụ động. CH8 9 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA •4. Kiểm tra điểm trọng yếu •Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm đặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểm ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến bình thường theo dự trù CH8 10 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA •để có thể tựï mình tìm ra các điểm trọng yếu để kiểm tra, nhà quản trị nên tự hỏi mình các câu hỏi sau đây •1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình ? •2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu ? •3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất sự sai lạc ? CH8 11 IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA • 4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại ? • 5. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất ? • 6. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều quá ? CH8 12

quản trị học chương 8